Hồ sơ cần thiết để thông quan

Hải quan yêu cầu một bộ chứng từ, và chỉ cần thiếu một loại là lô hàng bị dừng, bất kể ai gây ra thiếu sót. Biết rõ ai cấp chứng từ nào sẽ giúp rút ngắn mọi lần thông quan.

Bộ chứng từ cốt lõi

• Hóa đơn thương mại — do người bán/nhà xuất khẩu phát hành. Mã HS, mô tả, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện Incoterm, xuất xứ, loại tiền tệ.
• Phiếu đóng gói — do người bán phát hành. Số thùng carton, kích thước, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì từng thùng.
• Vận đơn đường biển / vận đơn hàng không — do hãng vận chuyển hoặc đại lý giao nhận phát hành. Người gửi, người nhận, bên thông báo, cặp cảng.
• Giấy chứng nhận xuất xứ — do phòng thương mại hoặc cơ quan có thẩm quyền cấp. Cần thiết cho thuế quan ưu đãi và một số điểm đến.
• Tờ khai nhập khẩu — do đại lý hải quan khai khi hàng đến.

Theo ngành hàng

• CE / UKCA / FCC / FDA — cho hàng điện, y tế hoặc tiếp xúc thực phẩm thuộc diện quản lý.
• MSDS và tờ khai hàng nguy hiểm — cho các nhóm hàng thuộc diện quản lý.
• Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật — cho sản phẩm từ thực vật và gỗ.
• Giấy chứng nhận hun trùng — cho bao bì gỗ, áp dụng với nhiều điểm đến.
• Báo cáo thử nghiệm sản phẩm — từ phòng thí nghiệm được công nhận.

Những thiếu sót khiến lô hàng bị giữ

1. Thiếu mã HS hoặc mã không hợp lý — nguyên nhân phổ biến nhất.
2. Chênh lệch giá trị giữa hóa đơn và giá trị khai báo.
3. Thiếu điều kiện Incoterm, khiến không ai biết bên nào chịu thuế.
4. Thông tin người nhận không đầy đủ — thiếu mã số thuế sẽ chặn thông quan nhập khẩu ở hầu hết các quốc gia.
5. Giấy chứng nhận hết hạn hoặc cấp cho mẫu mã khác với hàng đã gửi.

Lời khuyên thực tế

• Yêu cầu chứng từ trước khi đặt chỗ, không phải sau khi hàng đến.
• Kiểm tra mã HS đối chiếu với biểu thuế của điểm đến trước khi khởi hành.
• Duy trì danh mục kiểm tra chứng từ cho từng tuyến; cùng một tuyến thường lặp lại cùng những thiếu sót.

Liên quan

• *Cách xử lý ngoại lệ vận chuyển*
• *Cách xử lý hải quan và thuế* (hướng dẫn cho người mua)